Разработка информационно-аналитической базы контроля бюджетных показателей

│ Коммуникационная роль │ │ Мотивация │ │ Устранение конфликтов │

└───────────────────────┘ └─────────────┘ └───────────────────────┘

Рисунок 8- Качественные составляющие процесса бюджетирования

Оперативное предоставление информации о состоянии исполнения бюджета, а также о состоянии расчетов организации позволяет руководителям служб и сотрудникам бухгалтерии сделать выводы о финансовом состоянии, качестве исполнения планов.

Указанная информация позволит снизить риск роста затрат и потери доходов в результате просрочек и низкого качества работ. Необходимо отметить, что оперативный контроль позволит не только отслеживать изменения отдельных показателей и вносить изменения в режиме реального времени, но и позволяет отследить всю совокупность причинно-следственных связей, повлиявших на те или иные отклонения. Выявленные недостатки, обобщенные и структурированные по группам причин, могут позволить избежать тех или иных ошибок планирования в будущем.

Ведь контроль, с одной стороны, позволяет оценить, насколько эффективно работала организация в соответствующем бюджетном периоде, что может являться источником информации, например, о ее потенциале, об эффективности работы руководителей подразделений, о качестве бюджетного планирования, инвестиционной привлекательности. С другой стороны, информация контроля позволяет понять содержание рисков в производстве, снабжении, сбыте, финансовой работе и т.д., а также предоставить данные о необходимой корректировке деятельности организации для того, чтобы выполнить намеченные цели.

Оперативный контроль является связующим звеном между плановыми и фактическими данными, определяет отклонения плановых и фактических показателей и служит источником планирования следующих периодов. Это актуально для строительных компаний, чья деятельность во многом определяется факторами платежеспособности заказчиков, политикой надзорных органов, погодными условиями, своевременностью выполнения обязательств поставщиками строительных материалов, недостатками проектной документации, условиями аккредитации объектов строительства КБ.

Расширение функций бухгалтерии при внедрении бюджетного управления требует внедрения информационных технологий. Информационные технологии (ИТ) позволяют осуществлять поддержку процесса бюджетирования, используя для целей бюджетирования данные оперативного учета, статистическую информацию, осуществлять многовариантный сценарный анализ. ИТ позволяют создать хранилище данных по количественным и качественным проявлениям риска как обычной, так и инновационной деятельности. Использование ИТ снижает затраты при росте функциональной нагрузки бухгалтерии.

На начальном этапе, исходя из плана производства работ, руководителями структурных подразделений готовится предварительный бюджет, при подготовке которого руководители согласовывают проведение определенных этапов работ между собой и с директором. После проведения подготовительных мероприятий бюджеты передаются в бухгалтерию, где они проходят обработку, корректируются с учетом производственной необходимости, финансовых возможностей и инвестиционного плана.

После рассмотрения и утверждения бюджета организации в целом и бюджетов проектов и структурных подразделений они принимаются к исполнению.

Для эффективной работы с бюджетами планируется к установке автоматизированная программа прохождения платежей. Внутри структурного подразделения ответственным лицом в рамках его должностных обязанностей инициируется платеж, т.е. заполняется "Заявка на платеж".

Заявки подразделяются на очередные и внеочередные исходя из того, были ли они запланированы и (или) по запланированной статье расхода уже произошел перерасход средств в текущем периоде.

Каждая заявка имеет обязательные реквизиты, при заполнении которых инициатор платежа выбирает необходимые показатели в автоматизированном режиме. Каждому проекту, центру затрат, этапу работ, статье затрат присвоен свой код, все работники организации, чье согласование необходимо получить для осуществления платежа, также внесены в программу. Самостоятельно инициатор платежа заполняет только графы: сумма, назначение платежа, основание платежа. Форма оплаты (наличная или безналичная) выбирается инициатором платежа при заполнении.

На основе представленных согласованных заявок в автоматизированном режиме формируется реестр заявок на наличные и безналичные платежи. При формировании реестра напротив каждого платежа проставляется отметка о степени важности и очередности, наиболее актуальные платежи производятся в первую очередь.