Учёт, контроль и анализ как функции, удовлетворяющие информационные потребности бюджетного управления

Рисунок 1 - Требования к выделению на предприятии центров финансовой ответственности

При реализации всех названных ранее условий и соблюдении требований создание бюджетной модели на предприятии может реализовываться по следующему универсальному сценарию, который лежит и в основе некоторых программных продуктов, применяемых для автоматизации учета и контроля в бюджетировании:

1. Создание списка бюджетов, которые планируется составлять в организации (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и т.д.). Для хранения списка бюджетов разрабатывается автоматизированный справочник "Бюджеты".

. Для каждого бюджета утверждается и задается в автоматизированной среде определенный набор статей, в разрезе которых будут составляться бюджеты и формироваться отчеты. То есть разрабатываются формы бюджетов организации. Они могут составляться в "ручном" режиме или с использованием универсальных автоматизированных конструкторов ввода бюджета. В формировании бюджетов принимают участие каждый из центров финансовой ответственности в своей компетенции.

. Установление и настройка зависимостей между разными статьями бюджетного планирования. Возможно назначение различных комбинаций аналитик. Выполняя сопоставление аналитик бухгалтерского, финансового и управленческого учетов, используются профили распределения по периодам, различные фильтры и другие механизмы.

. Установление взаимосвязи между бюджетными показателями, учетными данными и первичными документами, т.е. формирование информационной цепи.

. Организация доступа к информации. Механизм обмена данными может быть организован посредством создания макросов для работы только в Excel-формате или через загрузку справочников из файлов Excel-формата по заданным правилам в специальную автоматизированную среду (программу).

. Утверждение методики анализа оборотов по статьям бюджетов в разрезе различных аналитик бюджетирования, на основании которой будут составляться исходящие отчеты.

. Создание механизма формирования отчетов по бюджетам. Отчеты могут формироваться с использованием специальных конструкторов отчетности, которые позволяли бы строить отчеты заданной структуры. Это важно, так как универсальные отчеты позволяют легче анализировать данные во всех имеющихся разрезах.

. Формирование на предприятии системы казначейства для исключения возможности возникновения "кассовых разрывов". Соотнесение данной системы с системой бюджетирования. Фактически это исполнительный и одновременно контрольный орган в системе финансового бюджетирования, функционирующий на основе прогнозирования, регистрации, актуализации и разрешения текущих платежей компании в рамках лимитов средств по соответствующим статьям бюджетов.

Особенностью оперативного учета по бизнес-процессам создает информационные возможности для оперативного управления бизнес-процессами, которые не находят отражения в бухгалтерском учете (сроки и качество выполнения работ, соблюдение договорных обязательств, сбор данных о поставщиках и подрядчиках для конкурсного отбора и др.).

Таким образом, центры финансовой ответственности ведут учет расходов как по количественным, так и по качественным параметрам, что отражается на содержании оперативной отчетности. Актуализацию и регистрацию платежей, производимых центрами финансовой ответственности осуществляет казначейство. Но это не означает дублирование функций учета. Работа казначейства направлена на обеспечение своевременности и полноты платежей. Учет центров финансовой ответственности направлен на формирование информационной среды принятия управленческих решений в целях выполнения бюджетов.